Les frais liés au télétravail : quelle prise en charge ?

Qui dit Covid-19 dit télétravail. Environnement calme, matériel adéquat, bonne connexion internet et plus encore…font partis des éléments à prendre en compte lorsque le salarié doit passer en télétravail. La facture d’électricité peut très vite grimper et engendrer d’autres frais divers et variés difficilement supportables par le salarié.

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectuée par un salarié : hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication (Article L1222-9 du Code du travail). Ce mode d'organisation, autrefois exceptionnel mais devenu la norme à privilégier en pleine crise sanitaire n’est pas sans conséquences. Si les conséquences sur la santé du salarié sont évidentes du fait de l’isolement et de l’absence de lien social, les conséquences pécuniaires doivent-elles aussi être envisagées.

De nombreux frais liés au télétravail sont souvent engagés par les salariés ou peuvent augmenter (Exemple : facture d’électricité), ce qui peut interroger : Qu'en est-il de la prise en charge de ces frais ? Doivent-ils être supportés par l'employeur ou par le salarié ? Le Cabinet ZENOU, spécialiste du droit du salarié, répond à toutes vos questions.
 

À la suite d’une modification de la loi en 2017, l’employeur n’est plus tenu légalement à l’obligation de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci (Ancien article L.1222-10 du Code du travail).  C’est alors vers l’Accord National Interprofessionnel du 19 Juillet 2005 qu’il faut se tourner. Selon cet accord, l’employeur doit prendre en charge, dans tous les cas, les coûts directement engendrés par le télétravail, en particulier ceux liés aux communications (Article 7 de l’accord de 2005).

De plus, un nouvel accord du 26 novembre 2020 prévoit en son article 3.1.5 que les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur. Ce principe s’appliquant à l’ensemble des situations de travail pose alors une obligation pour l’employeur de prendre en charge les frais liés au télétravail.

Attention : Cependant, ces accords peuvent être écartés par un accord d’entreprise mais également d’établissement ou de groupe qui mettrait en place des dispositions mêmes moins favorables au salarié que celles de l’accord. C’est l’application du principe de primauté tel qu’énoncé à l’article L.2253-3 du Code du travail.

De plus, votre entreprise peut figurer au nombre de celles à qui l’un des deux voire les deux accords ne s’appliquent pas. L’obligation de prise en charge des frais liés au télétravail peut alors échapper à votre employeur. Pour s’assurer que votre entreprise devrait se soumettre à cette obligation, rapprochez-vous d’un avocat spécialisé dans la défense des droits du salarié.
 

Il est prévu par les accords cités ci-dessus une prise en charge des frais directement engendrés au télétravail ou des frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail. L’une des premières dépenses que le salarié peut vouloir se faire rembourser ou indemniser est lié aux matériels informatiques et autres périphériques. Ce passage en télétravail peut nécessiter du salarié qu’il travaille sur un ordinateur différent de son ordinateur personnel.

En pratique, l’employeur peut chercher tout simplement à lui-même fournir le matériel de travail à son salarié de manière à éviter toute dépense supplémentaire. En fonction de la taille des entreprises, il n’est pas forcément possible de fournir à tous un ordinateur. C’est pourquoi les dépenses engagées par le salarié pour l’achat de matériels informatiques peuvent être prises en charge par son employeur.
 

Important : Pour cela, conservez-bien vos factures d’achat d’imprimantes, encres etc…afin de les présenter à votre employeur. Vont pouvoir être également pris en charge les frais liés à l’adaptation de votre lieu de télétravail qui est le plus souvent votre domicile. L’employeur va ainsi pouvoir parfois rembourser à hauteur d’un certain montant la mise en conformité électrique du lieu, l’installation de prise électriques près de votre bureau etc...

Mais encore, il est possible d’obtenir la prise en charge de dépenses d’acquisition de mobiliers. Vous n’avez pas forcément le même confort à la maison qu’au bureau et cela peut avoir des conséquences directes sur votre travail et santé. Ainsi, sous certaines conditions, il sera possible d’obtenir le remboursement d’achats de fauteuils ergonomiques, bureau ou lampes de bureau nécessaire à votre emploi.

Bon à savoir : Pour les salariés ayant des problèmes de santé ou de handicap tel que des problèmes de dos etc…, une attestation de votre médecin peut constituer un élément de poids dans la prise en charge des frais liés à l’achat d’un fauteuil spécifique par votre employeur.

Un autre type de frais auquel le salarié peut prétendre mais qui est vite oublié est lié aux factures téléphoniques. La plupart des salariés utilisent le téléphone qui leur est fourni et tout le monde n’a pas de téléphone de fonctions mis à sa disposition. Pour autant, votre emploi pouvant exiger l’usage du téléphone, il est possible de se faire indemniser les frais de communication.  Votre présence au domicile peut également être source d’augmentation de la facture d’électricité. Le passage à une présence continue au domicile n’est pas négligeable et peut vous coûter très cher. A cet égard, vos frais d’électricité pourront également être pris en charge mais seulement à hauteur d’un montant particulier.
 

L’employeur qui a recours au télétravail est invité à le mettre en œuvre au moyen d’un accord collectif ou d’une charte particulière. A défaut, les modalités peuvent être prévues par avenant au contrat de travail. Ainsi, il est possible d’y prévoir la prise en charge des frais liés au télétravail. Renseignez-vous sur le contenu de votre convention collective ou l’existence d’une charte pour vérifier si vous pouvez prétendre à une quelconque prise en charge.

Concrètement, l’employeur peut opter pour la prise en charge des frais liés au télétravail par l’allocation d’une indemnité forfaitaire globale. Cette indemnité forfaitaire peut couvrir alors un certain nombre de frais et peut être prévue par accord collectif, auquel cas, il appartient au délégué syndical de négocier un montant qui saura satisfaire la majorité des salariés.

Exemple : L’employeur peut prévoir l’allocation d’une indemnité de 150 € mensuelle pour couvrir vos frais de matériels informatiques, électricité et chauffages etc… Autrement, l’employeur peut opter pour un remboursement aux frais réels. Il vous faudra présenter la facture des frais engagés. Exemple : Facture d’achat d’imprimante, d’électricité etc…
 

Vous utilisez habituellement vos tickets-restaurants dans la cantine de l’entreprise ou en dehors mais vous êtes désormais contraints de déjeuner sur votre lieu de télétravail. Dans cette situation, sachez que le télétravailleur dispose des mêmes droits que le salarié exécutant son travail dans les locaux de l’entreprise. De principe, il convient d’appliquer le principe d’égalité de traitement entre les salariés sur site et les salariés en télétravail (Article L.1222-9 du Code du travail).

Dès lors que votre employeur continue de verser des tickets-restaurants aux employés sur site et que vous vous trouvez dans une situation comparable, celui-ci doit continuer à vous donner des tickets-restaurants. Le Tribunal Judiciaire de Paris a pu fort heureusement le rappeler au nom du principe d’égalité de traitement et de la finalité des tickets-restaurants (Tribunal Judiciaire Paris 30-3-2021 n° 20/09805, CSE de la Sté Services pétroliers Schlumberger c/ Sté Services pétroliers Schlumberger). L’employeur n’avait pu démontrer que les salariés en télétravail étaient placés dans une situation distincte de celle des travailleurs sur site et c’est pourquoi l’exception au principe d’égalité de traitement n’a pu s’appliquer.  

Néanmoins, prudence est de mise. La question est en réalité débattue et a fait l’objet d’une décision en sens contraire peu de temps avant la décision du Tribunal de Paris. En effet, le Tribunal Judiciaire de Nanterre a lui considéré que les salariés en télétravail pouvaient se voir retirer le bénéfice des tickets-restaurants. Il semblerait que pour ce Tribunal, comme les télétravailleurs peuvent se restaurer chez eux et éviter les surcoûts liés à la restauration hors du domicile, leur situation n’est pas comparable à celle des salariés exerçant sur site (Tribunal Judiciare de Nanterre 10-3-2021 no 20/09616 : FRS 7/21 inf. 18 p. 55).
 

Rappel : Le lieu de télétravail n’est pas forcément votre domicile. Il est difficile alors de comprendre l’argument selon lequel les télétravailleurs peuvent éviter les surcouts liés à la restauration hors du domicile. Cependant, tout est question de circonstances.
 

La règle est pourtant celle de l’égalité de traitement et le Ministère du Travail comme l’URSSAF considèrent que les télétravailleurs ont droit aux tickets-restaurants. Malgré cela, l’aléa inhérent au contentieux juridique ne permet pas d’apporter une réponse claire et définitive. Tout comme certaines juridictions font le choix d’écarter le barème Macron qui prévoit un plafond d’indemnisation pour le salarié dans le cas d’un licenciement injustifié, certaines juridictions considèrent qu’il y a lieu de déroger à la règle.

Le barème Macron est considéré par certains comme une aberration et parfois à juste titre, ne permettant pas d’allouer au salarié une réparation adéquate, ce qui amène certaines juridictions à l’écarter bien que ce soit la norme. La question des tickets-restaurants étant source d’insécurité juridique pour bon nombre de salariés surtout dans ce contexte de crise, où le télétravail devient la norme, n’hésitez pas à prendre conseil auprès d’un avocat en défense salarié.

Dans le cas où votre employeur refuse de prendre en charge les frais liés au télétravail ou s’il ne procède pas aux remboursements des frais que vous avez engagés, Me Johan ZENOU, expert en droit social à Paris peut vous assister. Le Cabinet Zenou, situé dans le 20^ème arrondissement met son expertise et son énergie au service de la défense de vos intérêts.