Comment s'opposer à une lettre d’observation de l’URSSAF ?

La lettre d'observation de l'URSSAF est un document officiel émis par l'URSSAF lorsqu'elle identifie des anomalies, des erreurs ou des omissions dans les déclarations de cotisations sociales d'une entreprise ou d'un travailleur indépendant. Elle vise à alerter le destinataire sur ces irrégularités et à demander des explications ou des corrections. Après le contrôle URSSAF, l'inspecteur du recouvrement adresse à l'employeur une "lettre d'observations". Cette lettre offre à l'employeur la possibilité de répondre en prenant en compte les éléments qu'elle contient.

Maître Johan Zenou expert en droit de la sécurité sociale à Paris vous informe sur les modalités du contrôle effectué par l’URSSAF.

 

Le contenu de la lettre d’observations de l’URSSAF

Conformément à l'article L243-7-1 du Code de la sécurité sociale (CSS), l'URSSAF envoie à une entreprise une lettre d'observations après avoir effectué un contrôle en vertu de l'article L.243-7. Cette lettre marque le début de la période contradictoire préalable à l'envoi de toute mise en demeure, avertissement (en application de l'article L.244-2), ou de toute mise en œuvre des procédures de recouvrement (mentionnées à l'article L.133-8-7).

La lettre d'observations de l'URSSAF est une correspondance adressée par l'URSSAF (Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales) à une entreprise à la suite d’un contrôle portant sur ses pratiques en matière de sécurité sociale et de cotisations sociales. Son objectif est d'informer l'entreprise des éventuelles irrégularités ou non-conformités relevées lors de ce contrôle effectué par les agents de l'URSSAF. Cette lettre précise les manquements ou les erreurs constatés, ainsi que les montants des cotisations ou des pénalités réclamées. Elle explique également les raisons pour lesquelles certaines pratiques de l'entreprise sont considérées comme non conformes à la réglementation en vigueur. De plus, la lettre peut contenir des demandes de régularisation, telles que des réclamations de cotisations sociales supplémentaires, de pénalités ou d'amendes en cas de manquements constatés. La lettre d'observations de l'URSSAF constitue une étape préliminaire à la procédure de redressement de l'entreprise.

Elle permet à cette dernière de répondre aux observations formulées, de présenter des justifications ou de contester les points soulevés. L'entreprise dispose d'un délai de 30 jours pour y répondre. Par conséquent, il est crucial pour l'entreprise de prendre cette lettre au sérieux, d'analyser attentivement les observations et de préparer une réponse argumentée accompagnée des pièces justificatives nécessaires. Si l'entreprise ne répond pas dans les délais impartis ou si les explications fournies ne sont pas jugées satisfaisantes par l'URSSAF, celle-ci peut engager une procédure de redressement qui peut entraîner des sanctions financières ainsi que des mesures de recouvrement des cotisations sociales dues.

Le formalisme de la lettre d’observations de l’URSSAF

La Cour de cassation s'est prononcée à plusieurs reprises concernant les exigences formelles de la lettre d'observations de l'URSSAF. Le formalisme imposé par l'URSSAF lors des contrôles vise à garantir les droits du cotisant en lui permettant de faire valoir ses droits et de contester les observations qui lui sont adressées. Si la lettre d'observation de l'URSSAF ne respecte pas les mentions requises, cela peut constituer un vice de forme pouvant être invoqué par le cotisant pour contester les observations. Il existe un non-respect des droits de la défense, lorsque la lettre ne mentionne pas clairement le droit du cotisant de répondre aux observations ou de contester les points soulevés, cela peut être considéré comme une violation des droits de la défense. Le cotisant peut alors contester les observations en arguant du fait qu'il n'a pas eu l'occasion de présenter ses arguments ou de fournir des justifications.

De plus, en cas de manque de précision des observations, c’est-à-dire si la lettre d'observations ne décrit pas de manière précise les points relevés lors du contrôle, le cotisant peut contester le manque de clarté et demander des éclaircissements supplémentaires. Il peut soutenir que les observations ne sont pas suffisamment motivées pour lui permettre de préparer une réponse appropriée. Enfin, en cas d’absence des mentions obligatoires, c’est-à-dire lorsque la lettre ne comporte pas les mentions requises par la réglementation, telles que l'en-tête de l'URSSAF, l'objet de la lettre, les coordonnées complètes de l'entreprise, etc.. Le cotisant peut invoquer un vice de forme et contester la validité de la lettre d'observations. Dans de tels cas, il est recommandé au cotisant de rédiger une réponse écrite à l'URSSAF, dans laquelle il conteste les observations et met en avant les irrégularités de forme. Il est conseillé de faire appel à un professionnel du droit, tel qu'un avocat spécialisé en droit de la sécurité sociale, pour préparer une réponse appropriée et défendre les droits du cotisant dans le cadre de la procédure de contrôle de l'URSSAF.

Le délai de communication de la lettre d’observation de l’URSSAF

La Cour de cassation a établi qu'aucun délai spécifique n'est requis pour la communication de la lettre d'observation (Cass. 2e civ., 11 juillet 2005, nº 03-20.898). Par conséquent, si l'URSSAF envoie une première lettre d'observations qui n'a pas été valablement notifiée, elle peut en envoyer une seconde qui aura pleinement effet. Cependant, la jurisprudence a apporté des restrictions à cette absence de délai. Il a été considéré que le silence maintenu pendant environ 15 mois entre les dernières opérations de contrôle et l'envoi de la lettre d'observation équivalait à un consentement tacite, ce qui allait à l'encontre du principe de sécurité juridique d'une part, et du droit à un procès équitable d'autre part (Cass. 2e civ., 28 mai 2015, nº 14-17.618).
 

L'article R243-59 du Code de la Sécurité Sociale (CSS) confère à l'URSSAF le pouvoir de mener des contrôles au sein des entreprises, afin de vérifier la conformité de leurs déclarations et le paiement des cotisations sociales. L'objectif principal de ces contrôles est d'assurer le respect des obligations légales et réglementaires en matière de sécurité sociale. Cet article détaille les modalités du contrôle de l'URSSAF, comprenant notamment la faculté pour l'URSSAF de demander à l'employeur de lui fournir tous les documents nécessaires pour vérifier les déclarations et le paiement des cotisations sociales. Ainsi que le droit accordé à l'URSSAF d'effectuer des vérifications sur place, y compris dans les locaux de l'entreprise, dans le but de vérifier la réalité des situations de travail, les conditions d'emploi, les salaires versés, ainsi que toute autre information nécessaire pour établir les cotisations sociales dues.

La possibilité pour l'URSSAF de solliciter des explications de la part de l'employeur concernant les éléments identifiés lors du contrôle et de lui demander de justifier certaines données ou informations et la faculté pour l'URSSAF de notifier à l'employeur les observations et les éventuels manquements constatés lors du contrôle, ainsi que les conséquences financières qui en découlent, telles que le redressement des cotisations dues et l'application de pénalités. En cas de désaccord avec les observations de l'URSSAF, l'employeur a le droit de contester ces observations et de présenter des éléments de justification dans le cadre de la procédure contradictoire. Cette contestation peut être formulée par écrit, en fournissant les justificatifs nécessaires, dans un délai déterminé.
 

Pas de réponse de l’entreprise

Si la personne contrôlée ne répond pas dans les délais de 30 ou 60 jours, les agents responsables du contrôle transmettent le procès-verbal de contrôle à l'URSSAF. Dans ce cas, l'URSSAF est autorisée à entamer le processus de recouvrement des cotisations, majorations et pénalités qui font l'objet du redressement.


Réponse de l’entreprise

Si l'employeur a répondu aux observations avant la fin du délai de 30 ou 60 jours, la mise en recouvrement des cotisations, majorations et pénalités faisant l'objet du redressement ne peut être initiée avant l'expiration de ce délai, ni avant que les agents chargés du contrôle aient répondu aux observations de l'employeur. Selon un arrêt de la 2e chambre civile de la Cour de cassation du 28 novembre 2019 (nº 18-20.386 F-D, une mise en demeure envoyée avant que l'agent chargé du contrôle ait répondu aux observations de l'employeur est considérée comme nulle. Aucune disposition ne fixe le délai dans lequel la réponse des agents chargés du contrôle doit être fournie, mais il est dans l'intérêt de l'URSSAF qu'elle intervienne rapidement, car cela conditionne la poursuite des opérations de recouvrement. Chaque observation détaillée exprimée par la personne contrôlée donne lieu à une réponse motivée qui précise, pour chaque motif de redressement, les montants qui ne sont pas retenus le cas échéant, ainsi que les redressements qui restent envisagés, en totalité ou en partie (article R. 243-59, III, alinéa 10 du CSS).

À cette étape, les agents chargés du contrôle peuvent demander au cotisant, compte tenu des nouvelles informations fournies, des justificatifs supplémentaires. Lorsque, après avoir examiné les observations en réponse du cotisant, les agents chargés du contrôle décident de maintenir ou de réduire le redressement envisagé, l'envoi d'une nouvelle lettre d'observations n'est pas nécessaire. Il convient de souligner que lorsque le délai de 30 ou 60 jours a expiré et que l'agent de contrôle a répondu aux premières observations du cotisant, l'URSSAF peut émettre la mise en demeure sans être tenue de répondre préalablement aux nouvelles observations de ce dernier qui font suite à la réponse de l'agent. La réponse des agents aux observations formulées par le cotisant ne donne pas droit à un nouveau délai contradictoire (Charte du cotisant contrôlé du 1er janvier 2020, page 19).

Dans tous les cas, après l'expiration du délai de 30 ou 60 jours et après avoir répondu au cotisant, l'agent chargé du contrôle transmet à l'URSSAF le procès-verbal (ou "rapport") de contrôle qui rend compte des échanges survenus pendant la période contradictoire (article R. 243-59, IV, alinéa 1 du CSS). L'URSSAF peut alors entamer le recouvrement des cotisations, majorations et pénalités faisant l'objet du redressement.

Si vous estimez que la lettre d'observations de l'URSSAF est injustifiée ou que les ajustements proposés sont incorrects, Le Cabinet Zenou à Paris 20ème arrondissement vous aidera à contester les décisions de l'URSSAF.