Une entreprise peut être amenée à mettre à disposition un véhicule pour ses salariés. Ce véhicule peut être uniquement destinée à une utilité professionnelle (dans ce cas, il s’agit d’un véhicule de service ou de société) ou destinée à usage personnel ou mixte (il s’agit alors d’un véhicule de fonction). En tant qu’employeur, il est parfois difficile de s’y retrouver et de savoir quel type de véhicule est plus avantageux à mettre en place pour son entreprise. C’est pourquoi Me ZENOU, avocat en droit du travail à Paris propose de vous expliquer les différences entre véhicule de fonction et véhicule de service.
Les différences résident notamment dans les finalités de ces véhicules (I), aux fiscalités différentes (II), aux frais engagés par l’employeur (III), à la responsabilité en cas d’infractions (IV), et enfin aux conséquences lors du retrait du véhicule (V).
I – Quelles sont les finalités du véhicule de fonction et du véhicule de service ?
Quelle est la finalité du véhicule de fonction ?
L’octroi du véhicule de fonction au salarié est analysé comme un avantage en nature dont il bénéficie et fait partie intégrante de la rémunération du salarié. Vous devez donc la déclarer pour qu’elle apparaisse sur le bulletin de paie du salarié. Le véhicule est mis à disposition de manière permanente au salarié, ce qui implique d’une part que le salarié puisse utiliser ce véhicule à titre privé, en dehors de son temps de travail et d’autre part, que le salarié n’est pas tenu de vous le restituer en dehors de ses périodes de travail, à savoir en fin de journée, en week-end ou encore lors de ses périodes de congés payés (Circ. DSS, n° 2003-07, 7 janvier 2003).
Quelle est la finalité du véhicule de service ?
Concernant le véhicule de service, vous pouvez autoriser le salarié à utiliser le véhicule de service pour rentrer à son domicile, après le travail ou pour se rendre au travail à partir de son domicile. Si tel est le cas, cette autorisation devra figurer dans le contrat de travail ou dans un avenant du contrat de travail. Par ailleurs, le véhicule de service peut être retiré à tout moment et unilatéralement par l'employeur. Aucun accord avec le salarié n'est nécessaire. Cela s'explique par le fait qu'un tel véhicule n'est pas un élément du salaire.
Une clause de mise à disposition de véhicule de service doit par ailleurs être incluse dans le contrat de travail, qui permet de préciser les conditions d’utilisation du véhicule et rappelle notamment que l’usage du véhicule dans un cadre privé est strictement interdit. La clause est valide dès lors l’employeur n’applique pas de sanctions pécuniaires au salarié concerné.
II – Quelles sont les différences de régime fiscal entre le véhicule de fonction et le véhicule de service ?
Le véhicule de fonction soumis à l’impôt sur le revenu
L’octroi d’une voiture de fonction étant analysé comme un avantage en nature faisant partie de la rémunération du salarié, il est soumis à l’impôt sur le revenu que vous êtes tenu de payer.
Le véhicule de service soumis à la taxe sur les véhicules de société (TVS)
L’utilisation d’un véhicule de service par un salarié est soumise à une taxe annuelle que vous, employeur, devez payer. Il s’agit de la « taxe sur les véhicules de sociétés » (Article 1010 du Code général des impôts). Cette taxe est applicable à toutes les sociétés, et concerne également les véhicules de tourisme utilisé à l’étranger, dès lors qu’elles sont immatriculées en France.
Depuis le 1er janvier 2018, la période d’imposition des véhicules de service est fixée du 1er janvier au 31 décembre (Article 1010, II, alinéa 1 du Code général des impôts). Concernant les sociétés louant leur véhicule de service, la taxe n’est due seulement si la location excède 30 jours consécutifs ou 1 mois civil. Si la location n’excède pas 3 mois consécutifs, la taxe n’est due qu’au titre d’un seul trimestre. Notez également que dans certains cas, cette taxe peut être exonérée, notamment dans les cas où :
Les entreprises ont pour activité la location de véhicules et qui mettent à disposition un véhicule de service à ses salariés (Article 1010, I, alinéa 2 du Code général des impôts),
Les véhicules sont exclusivement destinés soit à la vente, soit à la location de courte durée, soit à l'exécution d'un service de transport à la disposition du public, lorsque ces opérations correspondent à l'activité normale de la société propriétaire, soit à un usage agricole,
Les véhicules sont non-polluants.
III – Quels sont les frais engagés par l’employeur pour un véhicule de fonction et un véhicule de service ?
Les frais liés au véhicule de fonction
Lorsque le salarié dispose d’une voiture de fonction, les frais de péages sont à votre charge, ou plus précisément, vous devrez rembourser les frais de péage que le salarié a déboursé des frais de péages. La Cour d’appel d’Aix-en-Provence l’a rappelé dans son arrêt du 9 mars 2017, n° 14/19126. Tous les autres frais d’utilisation sont également à votre charge dès lors que le salarié vous en donne la preuve (par des justificatifs notamment). L’assurance est également à vos frais puisque que vous êtes propriétaire de la voiture. Si la voiture est louée, alors l’assurance sera prise en charge par la société propriétaire.
Les frais liés au véhicule de service
Tous les frais liés à l’utilisation du véhicule (carburant, péages, parking, etc.) sont à votre charge, à condition que le salarié vous en donne les justificatifs. Vous devez également prendre en charge l’assurance du véhicule, car celle-ci est attachée à la voiture et non au conducteur.
IV – L’attribution de la responsabilité en cas d’infraction commise avec le véhicule de fonction ou de service
Lorsque le salarié commet une infraction au Code de la route au volant d’un véhicule de son entreprise (dépassement de vitesses, non-port de la ceinture de sécurité, usage du téléphone au volant, etc.), le représentant légal de son entreprise, titulaire de la carte grise du véhicule, est légalement responsable. Le titulaire doit en principe payer l’amende (Article L.121-3 et L.121-2 du Code de la route). Dans le cas où le salarié était au bord d’un véhicule loué ou sous-loué par l’entreprise au moment de commettre l’infraction, le paiement de l’amende incombe également au représentant de l’entreprise, et ce même s’il n’est pas titulaire de la carte grise (Crim., 15 octobre 2019, n° 18-86.644).
Cependant, si le salarié conteste avoir commis l’infraction dont on l’accuse, vous devrez réunir tous les éléments permettant d’établir que le salarié conduisait bien le véhicule au moment de l’infraction, sous peine de demeurer redevable de l’amende (Crim., 17 avril 2013, n° 12-87.490). Vous devrez par ailleurs indiquer l’identité de ce salarié aux autorités, sous peine d’une amende de 750€ (Article 121-6 du Code de la route).
Pour ce faire, le représentant légal devra indiquer, par LRAR ou de façon dématérialisée via le site www.antai.fr dans un délai de 45 jours à compter de l’envoi de l’avis de réception, l’identité et l’adresse du salarié qui conduisait le véhicule. En dehors des cas de vol, d’usurpation de plaque d’immatriculation ou évènement de force majeur.
A la réception de l’avis de contravention, vous pouvez opérer un choix. Vous pouvez soit vous autodésigner, auquel cas vous serez tenu de payer l’amende et perdrez des points sur votre permis, soit vous pouvez désigner le salarié qui subira les mêmes conséquences, et enfin, vous pouvez payer l’amende sans désigner le salarié ayant commis l’infraction, auquel cas vous ne perdrez pas de points sur votre permis de conduire, mais vous devrez payer une seconde amende pour ne pas avoir désigné le conducteur.
V – Quelles sont les conséquences du retrait du véhicule de fonction ?
Le retrait du véhicule de fonction
Le véhicule faisant partie intégrante du salaire du salarié, si vous souhaitez la lui retirer, vous devez avoir son accord au préalable. En effet, toute modification de salaire correspond à une modification du contrat de travail nécessitant le consentement du salarié. De fait, le salarié peut également refuser ce retrait. Attention, si vous décidez de retirer le véhicule de fonction d’un salarié alors que ce dernier a refusé, le salarié peut vous imputer la rupture du contrat de travail.
Durant une suspension du contrat de travail, vous ne pouvez pas exiger du salarié qu’il vous restitue son véhicule (Soc., 24 mars 2010, n°08-43.996). Lorsque le contrat de travail est rompu, le salarié doit restituer le véhicule à l’entreprise. En effet, la voiture de fonction est un accessoire du salaire, et elle est liée à l'existence de celui-ci. A défaut le salarié s’expose à la caractérisation d’une infraction d’abus de confiance. De plus, le salarié peut conserver le véhicule pendant la durée du préavis, puisque le préavis ne doit entraîner aucune diminution de salaires et avantages que le salarié aurait perçus s'il avait accompli son travail, jusqu’à son expiration (Article L.1234-5 du Code du travail).
Le retrait du véhicule de service
Si vous décidez de retirer le véhicule de service de votre salarié, celui-ci ne peut le refuser, car il ne s’agit pas d’une modification du contrat de travail. Pour autant, le salarié est en droit de réclamer une indemnité pour compenser ses frais de déplacement. Le véhicule doit être restitué à l’entreprise dès lors que le salarié cesse ses fonctions. En effet, le véhicule est mis à disposition du salarié en raison d’un contrat de travail. De plus, le contrat de travail doit prévoir les modalités de restitution en cas de suspension du contrat de travail.
Vous êtes employeur et vous souhaitez mettre en place un véhicule à disposition d’un salarié, mais vous hésitez entre un véhicule de fonction et un véhicule de service ? Le Cabinet ZENOU, avocat en droit social à Paris20ème vous conseille dans la mise en place du véhicule qui sera le plus avantageux pour votre entreprise.
Depuis que le Youtubeur Mertel se vantait de frauder les allocations, la fraude n’a jamais été aussi élevée que ces dernières années sur les réseaux sociaux. La montée en puissance des réseaux sociaux offre une plateforme inédite pour des...
Le fonctionnement d’une entreprise peut être altéré par différents événements dont la maladie. En effet, le nombre d’arrêts de travail pour maladie ne cesse d’augmenter : il s’&ea...
Alors que l’été et les fortes chaleurs pointent le bout de leurs nez, la canicule n’est pas très loin. Les changements climatiques que connaît notre époque se ressentent de plus en plus tôt et de ma...
En tant qu’employeur, le code du travail vous impose une obligation de santé sécurité sur vos salariés. L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour garantir la sécurité et ainsi p...
RÉALISATION DE VOS DOCUMENTS LÉGAUX
Faites réaliser tous vos documents juridiques par un professionnel...
