Rupture de la relation de travail avec un salarié : quels documents de fin de contrat dois-je lui remettre ?

Vous envisagez un licenciement ou vous êtes en pleine procédure de licenciement ? Un salarié vient de poser sa démission ? Quel que soit le mode de rupture de la relation de travail (démission, licenciement, rupture conventionnelle etc…) ou son motif, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation de préparer des documents de fin de contrat à l’intention de votre salarié.

Ces documents sont principalement au nombre de 3 : Un certificat de travail (I), le solde de tout compte (II) et l’attestation Pôle emploi (III).

Le salarié étant désormais sans emploi par l’effet de la rupture, ces documents lui sont nécessaires afin de faire valoir notamment ses droits au chômage. La délivrance en bonne et due forme de ces derniers vous permettront d’anticiper d’éventuelles contestations et condamnations.
 

Selon l’article L. 1234-19 du Code du travail, il convient de remettre au salarié un certificat de travail à l’expiration du contrat de travail. Ce certificat doit contenir certaines mentions obligatoires : la date d’entrée et de sortie du salarié, la nature de l’emploi du salarié ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus. De manière concrète, il est recommandé d’établir le certificat au nom et prénom du salarié et de faire apparaitre les mentions de son adresse, l’adresse et la raison sociale de l’employeur ainsi que le lieu et la date de sa délivrance.   

Il n’est pas utile de mentionner sur ce certificat que le salarié est tenu à une obligation de non-concurrence, cette mention étant sans portée pratique. Il est par ailleurs interdit de mentionner un quelconque motif discriminatoire ou susceptible de porter préjudice au salarié. Il vaut mieux se limiter aux mentions obligatoires afin d’éviter toute déconvenue. Si vous avez un doute, n’hésitez pas à prendre conseiller auprès d’un avocat expert en droit du travail. 
 

Attention : Ce document doit être délivré au salarié sous peine de sanction pénale. En effet, si vous n’établissez pas ce document, vous vous exposez à une amende prévue pour les contraventions de 4^ème classe soit un montant de 3750 €.
 

A l’expiration du contrat de travail, un document récapitulant les sommes perçues par le salarié à l’occasion de la rupture se nommant le solde de tout compte doit lui aussi être obligatoirement établi. Il est important de mentionner le détail des sommes versées et pas simplement une somme globale. Ces précisions vont en effet permettre au reçu pour solde de tout compte de bénéficier pleinement de son effet libératoire.

L’effet libératoire du solde de tout compte permet à l’employeur d’être « libéré » de ses obligations s’agissant des sommes inscrites sur le reçu. Cet effet libératoire entre en jeu seulement si le salarié n’a pas procédé à la dénonciation du solde de tout compte dans les 6 mois suivant sa signature.

Exemple : Si le reçu pour solde de tout compte ne mentionne qu’une somme globale et non le détail des diverses indemnités versées, et ce même après l’expiration du délai de 6 mois, le salarié pourra dénoncer le reçu et réclamer de nouvelles sommes telles qu’au titre d’heures supplémentaires (Cass. Soc. 11-12-2014 n° 13-17.277 F-D).

Précisons que celui-ci doit être établi en double exemplaire comme le prévoit l’article D. 1234-7 du Code du travail. Un exemplaire doit alors être remis au salarié signé et daté par celui-ci. La date et la signature de l’exemplaire remis au salarié sont importantes, celles-ci permettant de connaitre le point de départ du délai de 6 mois dans lequel l’employeur peut s’attendre à voir le solde dénoncé.

A noter qu’il n’est pas obligatoire de mentionner sur le reçu de solde de tout compte le délai de dénonciation. Néanmoins, si un litige venait à être porté par le salarié, la mention de ce délai sur le reçu viendrait montrer qu’il l’a signé en toute connaissance de cause et constitué un élément en faveur de l’employeur.

Si le salarié n’a pas signé le reçu ou s’il l’a signé avec des réserves, il pourra contester les montants perçus dans un délai de 3 ans tel qu’il est prévu dans le cas d’une action en paiement ou répétition des salaires. Les sommes perçues ne pourront pas faire l’objet d’une contestation conformément à l’effet libératoire qu’à la condition que le salarié ait signé le reçu sans réserve et que le délai de 6 mois ait expiré.
 

Remarque : L’effet libératoire du solde pour tout compte ne protège pas l’employeur d’une contestation du licenciement en lui-même. Il faut le distinguer de la transaction qui vise à mettre un terme à un litige et éviter une action en justice. Pour vous protéger contre une potentielle contestation, un avocat spécialisé dans la défense de l’employeur peut vous assister.
 

Il convient de mettre à disposition du salarié qui se retrouve sans emploi, une attestation Pôle emploi afin qu’il puisse faire valoir ses droits à l’assurance chômage à l’expiration ou au moment de la rupture du contrat de travail, tel qu’énoncé à l’article R. 1234-9 du Code du travail. Il vous appartient d’opérer un signalement à Pôle emploi de la rupture de la relation de travail, par le biais de ce qui se nomme la déclaration sociale nominative dans les 5 jours ouvrés suivants cette rupture. Cette déclaration devra contenir concrètement la durée d’emploi du salarié concerné, son statut, les éléments relatifs aux derniers salaires (nécessaires au calcul des allocations) et le motif exact de la rupture.

Une fois ce signalement réalisé, Pôle emploi transmet une attestation employeur rematérialisée, qu’il faudra mettre à disposition du salarié. Ici aussi, cette attestation Pôle emploi doit être délivré sous peine de sanction pénale. L’employeur s’expose en effet à une amende prévue pour les contraventions de 5^ème classe soit 7500 € d’amende, somme non négligeable.
 

S’agissant de la transmission de ces documents au salarié, l’employeur n’est pas soumis à l’obligation de les faire parvenir au salarié. Il faut en revanche les établir sous peine de sanctions et les mettre à disposition du salarié. Les documents de fin de contrat sont dits quérables et non-portables. Cela signifie qu’il appartient à l’employeur de les mettre à disposition afin que le salarié puisse s’enquérir des documents. Autrement dit, il appartient au salarié de venir sur son ancien lieu de travail afin de prendre possession des documents de fin de contrat.

Il faut en pratique informer le salarié de leur mise à disposition, de la date et des modalités lui permettant de les récupérer. Ces documents sont toutefois plus ou moins long à préparer et à mettre à la disposition du salarié en fonction de la taille et gestion de l’entreprise, d’autant plus avec la crise de la COVID-19. Il est recommandé de prendre conseil auprès d’un avocat en droit entreprise pour vérifier que vous respectez, malgré le contexte sanitaire, les prescriptions légales.
 

En dehors des sanctions pénales auxquelles l’employeur peut être condamné pour défaut de délivrance des documents de fin de contrat, il existe d’autres risques qu’il faut avoir à l’esprit. De la même manière que les retards de salaires et salaires impayés vous expose à devoir verser des dommages et intérêts en cas de préjudice subi par le salarié, vous risquez également une condamnation sur le plan civil.

En premier lieu, si l’employeur n’est pas obligé de faire parvenir les documents de fin de contrat au salarié, celui-ci peut y être condamné par le Conseil des prud’hommes. Le salarié peut engager une action en délivrance de ces documents, action pouvant aboutir à une condamnation sous astreinte en cas de non-remise ou même de remise tardive. En principe non-portable, le certificat de travail peut alors être rendu portable par cette condamnation et l’employeur devra effectivement faire parvenir le document au salarié (Cass. Soc. 12-11-2002 n° 01-40.047 F-D :  RJS 2/03 n° 186).

En second lieu, la remise tardive de ces documents peut être source de préjudice au salarié devant être réparé. Par exemple, s’agissant du certificat de travail, le salarié peut prétendre à des dommages et intérêts dès lors qu’il démontre avoir subi un préjudice du fait d’une remise tardive.
 

Rappel : Ces documents de fin de contrat doivent être établis à l’expiration du contrat de travail ou au moment de la rupture du contrat de travail. Ainsi, si le salarié effectue un préavis, les documents de fin de contrat lui sont remis au dernier jour de sa présence effective. Dans le cas de l’attestation Pôle emploi, il est nécessaire de faire preuve d’une plus grande vigilance. La chambre sociale considère que la remise tardive de cette attestation, nécessaire au salarié pour son inscription au Pôle emploi, entraine nécessairement un préjudice devant être réparé. 
 

De même, si cette attestation comporte des mentions erronées, la chambre sociale considère également que cela cause un préjudice au salarié devant être réparé.
Exemple : Une erreur sur la date d’entrée du salarié dans l’entreprise, étant susceptible d’avoir des conséquences sur ses droits au chômage va ouvrir droit au salarié à des dommages-intérêts (Cass. Soc. 30-9-2014 n° 13-13.390 F-D :  RJS 12/14 n° 858). Il est néanmoins possible pour l’employeur de corriger les erreurs sur l’attestation jusqu’à la veille de l’échéance à minuit par le biais de la déclaration sociale nominative en opérant un « annule et remplace ».

Le Cabinet ZENOU, avocat en droit du travail à Paris vous assistera dans la rédaction et le respect des multiples prescriptions légales de ces documents de fin de contrat. Situé dans le 20^ème arrondissement de Paris, Me Johan Zenou, avocat en droit du travail et avocat en défense entreprise, fera usage de son expérience et de sa maîtrise du droit pour que la rupture de la relation de travail se fasse dans le respect de la procédure et ne vous soit pas préjudiciable.