Les congés payés : Décryptage du mode de calcul de l’indemnité

Maître Johan Zenou expert en droit du travail décrypte le mode de calcul des congés payés en répondant aux questions que tout le monde se pose.  

L’indemnité de congés payés concerne tous les salariés, qu’ils soient en CDD, en CDI, à temps plein ou à temps partiel, en apprentissage, saisonniers ou intérimaires. En matière de congés payés, la période de référence  correspond à la période durant laquelle un salarié doit avoir accompli un temps minimum de travail. Le point de départ est fixé au 1 er juin de chaque année jusqu’au 31 mai de l’année suivante comme en dispose l’article L3141-11 du Code du travail.

à connaître : Nous sommes le 17 janvier 2023. Des congés payés ont été acquis entre le 1er juin 2021 et le 31 mai 2022, et des congés sont en cours d’acquisition depuis le 1er juin 2022.

• L’indemnité de congés payés est versée à quel moment au salarié ?

En réalité, l’indemnité de congés payés est versée à la date habituelle de paiement des salaires. La fiche de paie d’un salarié qui pose des jours de congés fait donc apparaître deux lignes supplémentaires :

1. Retenue pour absence ou Absence congés payés
2. Indemnité de congés payés

En principe, l’entreprise doit calculer le montant de l’indemnité due à chaque prise de congés, en utilisant deux méthodes de calcul, comme en dispose l’article L3141-24 du Code du travail. Cependant, l’entreprise peut aussi décider de maintenir d’office le salaire habituel, et faire la comparaison une fois que le salarié a épuisé tous ses congés, souvent en fin de période en procédant alors à un éventuel rattrapage.

à savoir : L’indemnité de congés payés est à différencier de l’indemnité compensatrice de congés payés. Cette dernière est due par l’employeur en fin de contrat de travail pour compenser les congés acquis par le salarié et non pris.

• Quelle est la rémunération brute de référence à retenir comme base de calcul de l’indemnité de congés payés ?

Pour déterminer l’assiette de calcul de base des congés payés, l’article L3141-25 du Code du Travail stipule qu’il ne faut prendre en compte que les sommes qui ont le caractère de salaire ou d’accessoire de salaire, c’est-à-dire qui se rapportent à une période travaillée ou assimilée à du travail. En pratique, la base de congés payés peut donc comprendre le salaire de base ; les majorations de salaire (heures supplémentaires...) ; la prime d’ancienneté ; la prime d’expatriation ; les commissions (des commerciaux) ; les avantages en nature ; les indemnités maternité, paternité, accident du travail ou maladie professionnelle etc...

Bon à savoir : Il faut exclure de l’assiette de calcul des congés payés toutes les primes exceptionnelles ainsi que les primes annuelles dont le montant ne dépend pas des jours effectivement travaillés.

• Comment calculer l’indemnité de congés payés ?

Le calcul de l’indemnité de congés payés doit respecter une procédure encadrée par les articles L3141-24 et suivants du Code du travail. L’indemnité de congés payés doit être égale au 10e de la rémunération, sans pouvoir être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congé si le salarié avait continué à travailler. La législation dispose en réalité que deux méthodes de calculs doivent être comparées, la méthode étant la plus favorable pour le salarié doit être retenue comme en dispose l’article L3141-27 du Code du travail.

Avec cette méthode de calcul, le montant de l’indemnité de congés payés est égal au montant de la retenue sur salaire. Pour ce faire, il faut prendre en compte la base de congés du mois précédant immédiatement la prise de congé.

Le temps d’absence peut ainsi être calculé :

• En jours ouvrés (moyens ou réels)
• En jours ouvrables (moyens ou réels)
• En heures

Rappel : Les jours ouvrés correspondent au jours travaillés dans l’entreprise (en général du lundi au vendredi). Les jours ouvrables correspondent à tous les jours de la semaine, à l’exception du jour de repos hebdomadaire et des jours fériés non travaillés (en général du lundi au samedi).

Formule de calcul
Indemnité = salaire mensuel x (heures de congé prises / heures de travail réelles sur le mois)

Avec cette méthode de calcul, l’indemnité doit être égale au 10e de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence.
Pour ce faire, la période de référence est fixée au 1 er juin de chaque année jusqu’au 31 mai de l’année suivante comme en dispose l’article L 3141-11 du Code du travail.

Bon à savoir : La période de référence peut faire l’objet de modifications par accord d’entreprise ou conventions de branche.

Afin de vous faciliter l’application de ces différents modes de calcul Maître Johan Zenou expert en droit social vous propose un exemple pratique des deux modes de calculs des congés payés.

Un salarié perçoit un salaire mensuel de 3000 € brut. La base de calcul des congés payés est de 36 000 € (3000 salaire mensuel brut x 12mois = 36000).
Il travaille 35 heures par semaine donc 7 heures par jour (35 heures / 5 jours = 7 heures par jour).
Il prend deux semaines de congés payés, soit 12 jours ouvrables et 10 jours ouvrés. En outre, le mois comprend 24 jours ouvrables et 20 jours ouvrés. Il sera supposé que le salarié a travaillé durant toute la période de référence, et a donc acquis 30 jours ouvrables de congés payés.

Il faut maintenant appliquer les deux méthodes de calcul et retenir la plus favorable pour le salarié :

Méthode de calcul du maintien du salaire

• Heures réelles de congés prises : 7 X 10 = 70 heures
• Heures réelles de travail sur le mois : 7 X 20 = 140 heures
• Indemnité de congés payés = 3000 X (70/140) = 1 500 €

Méthode de calcul du 1/10e

Indemnité de congés payés = (36 000/10) x 12/30 = 1 440 €

La méthode de calcul la plus favorable est donc celle du maintien de salaire. Que ce soit par la complexité des différentes sources juridiques (Code du travail, accord d’entreprise, conventions, etc.) ou tout simplement par son mode de calcul, le droit aux congés payés n’est pas toujours aisé à appréhender. Le Cabinet ZENOU, spécialisé en droit social, sera à même de vous accompagner dans vos démarches, et en cas de litige portant sur les congés payés.