Le contrôle de l'URSSAF quand arrive-t-il ?

Vous avez reçu un avis de passage de l’URSSAF ? Avez-vous régularisé vos déclarations de cotisations sociales ? L’article vous permettra de mieux comprendre comment fonctionne le contrôle de l’URSSAF.
 
Les Unions de recouvrement des cotisations de sécurité sociale, et d’allocations familiales (URSSAF) sont des organismes privés chargés d'une mission de service public, pratiquant des opérations de vérification de recouvrement du régime général de la sécurité sociale. La protection sociale est financée essentiellement par les prélèvements sociaux, sur les revenus d’activités mais aussi par la masse salariale du secteur privé. Deux tiers des cotisations sont collectés par le réseau des URSSAF auprès de plusieurs millions de cotisants.
 
Un tiers des encaissements est directement recouvré, par l’Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale (ACOSS), la Caisse des URSSAF. Il y a de même des cotisations et des contributions collectées par des tiers, mais également des impôts et taxes reversés par l’État.
 
Information : Près de trois quarts du financement du régime général de la sécurité sociale sont des cotisations, pour l’année 2017 : 353,6 milliards d'euros sont collectés par les URSSAF auprès de 9,4 millions de cotisants ; 145,1 milliards d'euros est encaissé par l’ACOSS.
 
Le contrôle de l’URSSAF sert à vérifier si votre entreprise a correctement réglé l’ensemble de ses cotisations sociales. Dans le cas où des irrégularités existent, l’URSSAF a pour objectif de rectifier ces erreurs de paiement et de veiller au recouvrement des cotisations dues, que ce soit pour les charges patronales ou salariales.
 
Attention : Ce contrôle ne doit pas être confondu avec le contrôle fiscal par le fisc.
 
Se confronter à un contrôle URSSAF peut constituer une épreuve particulière pour le dirigeant social, mais aussi une étape administrative et comptable, il faut par conséquent déterminer les modalités de ce contrôle.
 
Il faudra alors connaître le déroulement du contrôle URSSAF (I) ainsi que les suites liées à cette investigation (II).
 

 
L’URSSAF va donc procéder à plusieurs étapes pour mener à bien son contrôle au sein de votre entreprise.
 
L’URSSAF commence tout d’abord par vous envoyer un avis de contrôle, une lettre transmise au chef d’entreprise 15 jours à l’avance et qui prévient que vous allez être contrôlé. Ce courrier indique la date de ce contrôle, l’identité du contrôleur URSSAF et la liste des documents que vous devrez rassembler et présenter durant ce passage.

Attention : en cas de suspicion de travail dissimulé, l’URSSAF ne vous enverra aucun avis de passage et organisera un contrôle surprise. Le passage à l’improviste est possible en cas de travail clandestin, comme le dispose l’article L.324-12 du Code du travail, qui réprime l’emploi dissimulé.
 
Aucune règle légale ne fixe la fréquence de ces contrôles au sein d’une même société. Chaque employeur est donc susceptible de faire l’objet d’une telle investigation une fois tous les 3 ans, c’est-à-dire la périodicité qui correspond au délai de prescription des cotisations.
 
Attention : Dès lors que vous êtes désigné pour faire l’objet d’un contrôle URSSAF, toute tentative d’évitement ou de mensonge sera considérée comme un obstacle à contrôle et aura des conséquences de pénalités financières.
 
L’agent de contrôle va donc examiner tous les documents nécessaires, au calcul du taux et de l’assiette des cotisations sociales dues par votre entreprise. Il vérifiera l’exactitude des montants de cotisations payés, des rémunérations soumises à cotisations, des frais professionnels déductibles des cotisations et de la mise en application des mesures d’exonération de cotisations en faveur de l’emploi.
 
Les documents à fournir par l’employeur sont nombreux, il y a l’avis d’imposition qu’il faut présenter en premier lieu, les statuts de la société, les factures, la déclaration sociale, les bulletins de paie des salariés, les contrats de travail et d’autres documents comptables. Tout autre document qui donne une information sur le montant, le taux et le calcul des cotisations sociales peut être nécessaire et demandé par l’expert.
 
Dans le cadre d’un recouvrement, l’URSSAF ne réclame que par mise en demeure les cotisations exigibles au cours des 3 années civiles qui précèdent son envoi ainsi que les cotisations au cours de l’année de son envoi, comme le dispose l’article L.244-3 du Code de la sécurité sociale. De même, les opérations de contrôle des obligations déclaratives et de paiement des employeurs, occupant par contrat de travail 9 salariés au plus au 31 décembre de l’année qui précède celle de l’avis de contrôle, peuvent être réalisées dans les locaux de l’URSSAF à partir des éléments présentés pour l’investigation, comme le souligne l’article R.243-59-3 du Code de la sécurité sociale.
 
Le contrôle est réalisé par un agent de recouvrement, ou plusieurs, qui va se rendre sur le lieu de travail, où il vous sollicitera pour une rencontre dans les locaux de l’URSSAF, en fonction du type de contrôle qu’il soit sur place ou sur pièces. Ces inspecteurs sont agréés par l’URSSAF pour intervenir en France et sont donc soumis au secret professionnel. L’agent peut procéder à plusieurs étapes, il a donc le bénéfice de certaines prérogatives.
 
En effet lors d’un contrôle sur place, il a la possibilité, avec votre accord, d’utiliser votre matériel informatique pour accéder aux documents dématérialisés. Vous avez donc 15 jours après l’avis de passage pour signifier votre refus d’accès à vos ordinateurs par l’agent et proposer une alternative à l’agent de contrôle. L’agent de contrôle a le droit d’interroger vos salariés, même ceux en arrêt maladie, et toutes les personnes rémunérées par l’entreprise pour récolter des informations utiles, vous n’avez donc pas le droit de vous y opposer.
 
La durée du contrôle URSSAF est limitée à 3 mois pour les sociétés de moins de 20 employés, c’est-à-dire que ce délai s’écoule entre le début du contrôle et l’envoi de la lettre d’observation.
 
L’URSSAF est également habilité à procéder à un contrôle sur pièces, à l’intérieur même de ses locaux, mais uniquement pour les petites et moyennes entreprises (PME) qui possèdent moins de 9 salariés. Ce contrôle sur pièces est une procédure à part entière, elle ouvre également le droit aux mêmes garanties, que celles en cas de contrôle sur place.
 

 
Après ce contrôle de l’URSSAF, l’organisme va donc donner suite à ses observations durant l’inspection.
 
Les conclusions du contrôle de l’URSSAF vous seront envoyées par courrier. En cas de redressement, c’est dans cette lettre que le montant, le calcul et la nature des sommes dues seront inscrites. Toutefois, un droit de réponse à cette lettre est possible pour faire valoir votre désaccord avec l’un des éléments présentés dans la lettre d’observation.
 
Vous avec donc 30 jours réglementaires pour pouvoir contester, l’agent de contrôle sera obligé de vous répondre si vous respectez ce délai. Il devra donc signifier si sa décision de redressement sera maintenue ou non. Dans le cas où elle est maintenue, il rédigera un procès-verbal de contrôle, c’est-à-dire une lettre qui présente la décision finale de l’investigation.
 
Vous avez donc trois possibilités inscrites dans ce procès-verbal, soit il n’y a aucun redressement, vous avez réglé exactement les cotisations que vous deviez, soit le contrôle conclut qu’un crédit doit vous être versé en raison d’un trop perçu, ou bien l’enquête aboutit à un redressement, donc à une somme due à payer.
 
En cas de redressement décidé par l’administration, une mise en demeure vous sera envoyée pour le recouvrement des créances sociales, vous aurez donc un délai d’un mois pour vous acquitter de ces sommes. Vous serez mis au courant des montants à verser au titre du recouvrement, dans le cas où rien n’a été payé, ou de la régularisation, aucun où vous avez payé trop peu. Attention : Une majoration peut être appliquée si vous retardez le paiement de ces sommes.
 
Au cas où vous n’êtes pas en accord avec la décision, il est encore possible de la contester auprès de la Commission de Recours à l’Amiable (CRA), avant tout recours auprès du tribunal judiciaire.
 
Cependant, depuis le 1er janvier 2020, vous pouvez bénéficier d’un droit à l’erreur en matière de déclarations sociales. En effet, aucune pénalité n’est appliquée aux employeurs qui commettent une erreur de bonne foi, et ce pour la première fois. Vous devez par conséquent régulariser cette erreur de votre propre chef ou sur demande administrative.
 
De même, le délai dont dispose la personne contrôlée pour répondre à l’URSSAF, pourra être augmenté de 30 à 60 jours par simple demande. À défaut de réponse de l’administration, cette prolongation de temps est considérée comme validée, sinon cette demande de prolongation devra être adressée avant l’expiration du délai initial de 30 jours. Pendant cette période contradictoire, le délai de prescription des cotisations, contributions, majorations et pénalités de retard est suspendu.
 
De plus, si lors d’un contrôle précédent, une pratique a été constatée par l’URSSAF et qu’elle n’a pas été corrigée depuis, l’agent de contrôle a la faculté de former un constat d’absence de mise en conformité. L’employeur encourt donc une majoration de 10 % si les conclusions du contrôle, ont été notifiées moins de 6 ans avant la date de notification des nouvelles observations, constatant le manquement aux mêmes obligations.
 
Vous avez subi un contrôle de l’URSSAF et vous risquez un redressement ? Maître Johan ZENOU, avocat spécialisé en droit du travail, organisera votre droit de réponse aux conclusions des contrôles et défendra votre cause en cas de recours face à l’administration.